|
آنچه در این مقاله می‌خوانیم... |
|---|
|
مقدمه |
|
افراد دارای شاخص‌های مثبت و منفی در شایستگی ارتباطات مشارکتی |
مقدمه:
مدل شایستگی مدیرراه که با هدف توسعه‌ی شایستگی‌های رهبری و مدیریت آن را طراحی کردم، دارای 3 بخش اصلی و مجموعه‌ای از شایستگی‌ها است. در این مقاله شایستگی ارتباطات مشارکتی (Collaborative Communication) از گروه شایستگی‌های پایه را به شما معرفی می‌کنم. همچنین 18 توصیه‌ی کاربردی برای شما نوشتم، تا با کمک آنها سطح این شایستگی را در خودتان توسعه دهید.
با توجه به اینکه هدف من از نوشتن این مقاله، آشنایی سریع شما با شایستگی ارتباطات مشارکتی است، بنابراین از توضیحات طولانی پرهیز نمودم. در آینده‌ی نزدیک می‌توانید با مقالاتی که در زمینه‌ی این شایستگی منتشر خواهد شد، با جزئیات بیشتر آن آشنا شوید.
تعریف شایستگی ارتباطات مشارکتی
شایستگی‌های رهبری و مدیریت مجموعه‌ای از دانش، مهارت‌ها و نگرش‌های ضروری مدیران، برای اداره یک شغل مدیریتی یا مدیریت سازمان و همچنین نفوذ بر کارکنان است.
در این بین شایستگی ارتباطات مشارکتی که یکی از شایستگی‌های پایه است، دو زیرشایستگی دارد:
- ارتباطات Communication: انتقال یا تبادل اطلاعات از طریق صحبت کردن، نوشتن، یا استفاده از رسانه‌های دیگر، ارتباطات نام دارد.
- کار تیمی Teamwork: تلاش مشترک یک گروه، برای رسیدن به یک هدف مشترک یا انجام یک کار به مؤثرترین و کارآمدترین روش. (تیم گروهی از افراد وابسته به هم هستند، که با هم در جهت یک هدف مشترک کار می‌کنند).
افراد دارای شاخص‌های مثبت و منفی در شایستگی ارتباطات مشارکتی
برای توسعه‌ی شایستگی ارتباطات مشارکتی در خودتان ابتدا لازم است با ویژگی‌های فردی که دارای سطح خوبی از این شایستگی است و فردی که سطح خوبی در این شایستگی ندارد، آشنا شوید. به همین دلیل در جدول زیر، شما را با این ویژگی‌های مثبت و منفی آشنا می‌کنم.
جدول شاخص‌های مثبت و منفی شایستگی ارتباطات مشارکتی |
|---|
|
شاخص‌های مثبت: فردی که دارای این شایستگی است ....
|
|
شاخص‌های منفی: فردی که این شایستگی را ندارد ....
|
18 توصیه‌ی کاربردی برای توسعه‌ی شایستگی ارتباطات مشارکتی
- در نهادها یا کمیته‌های اجتماعی در سازمان عضو شوید و مشارکت کنید. کمیته‌ها و انجمن‌هایی را در نظر بگیرید که شامل ارائه‌های شفاهی و سخنرانی عمومی هستند (مثلاً انجمن‌های مناظره، گروه‌های اجتماعی و …). داوطلب شوید تا به عنوان سخنگو در جلسات شرکت کنید تا تمرین بیشتری داشته باشید. حتی می‌توانید داوطلب شوید و نقش منشی یا دبیر جلسات را برعهده بگیرید و نت‌برداری کنید. این کار باعث می‌شود در خلاصه کردن ایده‌ها و انتقال تصمیمات بر روی کاغذ تمرین کنید.
- پس از ارائه شفاهی، همکارانی را که در سازمان حضور دارند و به عنوان افرادی با ارتباطات مؤثر شناخته می‌شوند، شناسایی کنید. از این افراد بازخورد بخواهید و سعی کنید بازخورد آنها را در ارائه‌های شفاهی آینده بگنجانید.
- قبل از تولید یک متن برای ارتباط نوشتاری، زمانی را صرف شناسایی مسائل اصلی و هدف کلی ارتباط خود کنید. شما باید به بهترین روش برای ساختاربندی اطلاعات فکر کنید (مثلاً مقدمه، سرفصل‌ها یا نکات اصلی، نتیجه‌گیری و توصیه‌ها). سپس متن تکمیل شده را با صدای بلند بخوانید و در صورت امکان برای بررسی دقیق‌تر و انتقاد از خود، آن را ضبط، و سپس گوش کنید. در نهایت، پس از ارائه گزارش، به دنبال بازخورد گرفتن از دیگران در مورد ساختار، سبک و وضوح آن باشید.
- به برخی از ارتباطات مکتوب خود نگاه کنید و از خود بپرسید که چگونه می‌توان آن را واضح‌تر و مختصرتر کرد. از مدیر یا یکی از همکارانتان بخواهید که کار شما را به طور انتقادی ارزیابی کند و نکاتی را در مورد زمینه‌های بهبود به شما ارائه دهد.
- وقتی نامه یا گزارشی برای سازمان می‌نویسید، به این فکر کنید که خواننده به چه اطلاعاتی نیاز دارد یا می‌خواهد چه اطلاعاتی را بداند. کار خود را مرور کنید تا اطلاعات نامربوط یا نامناسب را حذف کنید و هر چیزی را که کم است، اضافه کنید.
- ارائه‌های مهم را در مقابل آینه تمرین کنید. در صورت امکان، یک دوربین یا یک ضبط صوت آماده، و ارائه خود را ضبط کنید. آن را پخش کنید و آن قسمت از ارائه‌تان که نامفهوم است را یادداشت کنید، سپس این روند را تکرار، و دوباره امتحان کنید.
- هنگامی که به عنوان نماینده سازمان یا واحد خود سخنرانی رسمی می‌کنید، مطمئن شوید که از قبل به خوبی آماده شدید. شما باید اهداف خود و آنچه را که امیدوارید به آن برسید شناسایی، همچنین اهداف و واکنش بالقوه مخاطب را نسبت به ارائه خود پیش‌بینی کنید. ممکن است بخواهید از ابزارهای کمک بصری مانند PowerPoint برای جذاب‌تر کردن ارائه استفاده کنید. در نهایت، از قبل محتوا و سبک ارائه را تمرین کنید و مطمئن شوید که سخنرانی در زمان پیش‌بینی شده به اتمام می‌رسد.
- به دنبال بازخورد از همکارانتان در خصوص مواردی باشید که بدون در نظر گرفتن احساسات دیگران واکنش نشان دادید. مشخص کنید که چه چیزی باعث این واکنش شما می‌شود و سعی کنید در آینده بیشتر از آن آگاه شوید.
- در واحد کاری خود، به این فکر کنید که چقدر به افرادی که با آنها کار می‌کنید، گوش می‌دهید و درکشان می‌کنید. چگونه نگرانی و علاقه خود را نشان می‌دهید و در هنگام بروز تعارض چه واکنشی دارید؟ به این فکر کنید، چه حوزه‌هایی را می‌توانید توسعه و تغییر دهید.
- وقتی چیزی را برای کسی توضیح می‌دهید، مطمئن شوید که مکث می‌کنید تا مرتباً بررسی کنید او آنچه را که شما گفتید، می‌فهمد. اگر فهمیدید که متوجه نمی‌شود، سعی کنید شیوه‌ی بیان را تغییر دهید تا راحت‌تر درک کند.
- پس از شرکت در جلسات، میزان ارتباط موثر خود را ارزیابی کنید. به رفتار خود در مقایسه با سایر افراد حاضر نگاه کنید. آیا می‌توانستید بدون وقفه یا قطع نامناسب حرف دیگران مشارکت داشته باشید؟ آیا محکم، شفاف و اقتصادی (به اندازه و بدون توضیحات اضافی) صحبت کردید؟
- فهرستی از تمام گروه‌هایی که در طول مدت حضور خود در سازمان با آنها درگیر بودید تهیه کنید. نقش خود را در این گروه‌ها چگونه توصیف می‌کنید؟ ببینید چقدر تلاش کردید، چقدر به دیگران توجه کردید، چقدر به سازماندهی گروه کمک کردید و چه کارهای بیشتری می‌توانستید انجام دهید و این کارها چقدر ارزش داشتند.
- با یک مربی/همکار نقاط قوت و محدودیت‌های خود را در رابطه با کار تیمی در میان بگذارید. یک برنامه عملیاتی از اهداف مشخصی که در این زمینه شناسایی می‌کنید تهیه کنید. این برنامه شامل هر نقطه قوت یا ضعف و فعالیت‌های خاصی باشد که می‌خواهید برای بهبود آنها انجام دهید. شما باید سعی کنید از این کار، به عنوان مبنایی استفاده کنید تا شما را تشویق کند که مشارکت مثبت بیشتری در فعالیت‌های تیمی داشته باشید.
- به دقت در مورد تیمی که در آن هستید فکر کنید، تا جایی که می توانید کلماتی (صفاتی) را انتخاب کنید که آن تیم را توصیف کنند و سپس با استفاده از این کلمات یک پاراگراف بنویسید تا اینگونه، احساسات خود را در مورد تیم خلاصه کنید. از این روش برای تمرکز بر روی نقاط قوت و محدودیت‌های تیم و به عنوان شروعی برای توسعه‌ی تیم استفاده کنید.
- یک تابلوی اعلانات تیمی یا واحدی راه‌اندازی کنید تا کارکنان را در مورد مسائل مورد علاقه (مرتبط با کار و غیر کار) آگاه کنید.
- در فعالیت‌های خارج از کار که شامل کار تیمی، ورزش‌های تیمی، مسابقات تیمی، کمیته‌های محلی و… است، شرکت کنید.
- بد نیست با کمک یک متخصص داخلی یا خارجی، یک رویداد تیم‌سازی را برای خود و کارکنانتان سازماندهی کنید. سعی کنید برنامه‌ای را تدوین کنید که به تیم کمک کند تا بر روی نقاط قوت خود تمرکز کند، و البته نقاط ضعف را هم بهبود دهد و از تعاملات خود بیشتر آگاه شود. (رویدادهای تیم‌سازی فعالیت‌هایی هستند که روابط همکاران را عمیق‌تر، و همکاری را بین اعضای تیم تقویت می‌کنند. به عنوان مثال می‌توان به وعده‌های غذایی تیمی اشاره کرد. هدف از این گردهمایی‌ها تقویت همکاری و روحیه کارکنان است).
- سعی کنید اصل “Management By Walking About” (MBWA) را تمرین کنید. سعی کنید همیشه خود را در دفتر خود زندانی نکنید، در عوض با همکاران خود بیشتر تعامل کنید. حتی اگر این فقط برای این باشد که از آنها بپرسید که چه احساسی دارند یا روی چه چیزی کار می‌کنند. (اصل “Management By Walking About” (MBWA) یعنی “مدیریت با قدم زدن در اطراف”، سبکی از مدیریت است که در آن مدیر به صورت غیرساختاری و به طور تصادفی، برای صحبت با کارکنان، بررسی تجهیزات یا وضعیت در سازمان راه می‌رود و با کارکنان تعامل می‌کند).
جمع‌بندی:
در این مقاله شما با شایستگی ارتباطات مشارکتی آشنا شدید. همچنین متوجه شدید فردی که سطح خوبی در این شایستگی دارد و برعکس، چه ویژگی‌هایی دارند. حال با 18 توصیه‌ی کاربردی که برایتان ذکر کردم می‌توانید سطح خود را در این شایستگی توسعه دهید. پس از همین امروز شروع کنید.
مجتبی رفیعی سیاوشکلائی
منبع: liquidlearning.com
