12 توصیه‌ی کاربردی برای توسعه‌ی شایستگی برنامه‌ریزی و سازماندهی

1- دفعه بعد که باید کاری را انجام دهید، تلاش کنید تا مطمئن شوید یک مهلت مشخص برای آن وجود دارد. مهم است زمانی را که فکر می‌کنید برای تکمیل کار ضروری است، بنویسید و سعی کنید به این زمان متعهد باشید.

2- فهرستی از تمام منابعی که ممکن است برای دستیابی به اهداف خود در محل کار نیاز داشته باشید را در نظر بگیرید. سپس در مقابل هر یک از افراد کلیدی در سازمان بنویسید در دستیابی به کدام هدف می‌توانند به شما کمک کنند.

3- وقت بگذارید و با مدیر یا همکارتان درباره پروژه اخیری که مسئولیت برنامه‌ریزی آن را بر عهده داشتید، با جزئیات صحبت کنید. در مورد مواردی از جمله اینکه چه کاری را خوب انجام دادید و چه کارهایی را می‌توانستید بهتر انجام دهید بحث کنید و راه‌هایی را در نظر بگیرید که می‌توانید رویکرد خود را در پروژه بعدی تغییر دهید.

4- فهرستی از اهداف خود در داخل و خارج از سازمان تهیه کنید. سپس آن‌ها را در سه زمان مختلف در نظر بگیرید و کمی کنید. (شش ماه دیگر- دوازده ماه دیگر- پنج سال بعد)

5- مهم است که اهداف خود را به صورت واقع بینانه و قابل اندازه‌گیری تعیین، و در عین حال اطمینان حاصل کنید که آن‌ها چالش برانگیز و در عین حال قابل دستیابی هستند. هرچه بهتر بدانید به کجا می‌روید، احتمال بیشتری برای رسیدن به آنجا خواهید داشت.

6- برای دستیابی به هر یک از اهدافی که برای خود تعیین کردید، یک برنامه اقدام گام به گام ایجاد کنید. دقیقاً آنچه را که باید انجام و یا توسعه دهید و مشکلاتی که برای رسیدن به این اهداف باید بر آن‌ها غلبه کنید را شرح دهید. هدف خود را پیاده‌سازی این برنامه‌ها و بررسی پیشرفت خود، در یک زمان مشخص (به عنوان مثال شش ماه بعد) قرار دهید.

7- از برخی اعضای تیم خود در مورد نحوه‌­ی برنامه‌ریزی پروژه‌ها بازخورد بخواهید. از آن‌ها بپرسید که چه کاری را به خوبی انجام می‌دهید و چه کاری را می‌توانید در مورد برنامه‌ریزی پروژه بهتر انجام دهید.

8- زمانی را اختصاص دهید و با واحد آموزش سازمان در مورد نحوه­‌ی استفاده از رایانه‌ها یا برنامه‌های کاربردی رایانه‌ای برای کمک به برنامه‌ریزی و سازماندهی خود، صحبت کنید.

9- هنگامی که در حال واگذاری وظایف هستید، مهم است اهدافی را که قرار است به آن‌ها دست یابید به وضوح شناسایی و مشخص کنید. اطمینان حاصل کنید که این موارد را به افراد مربوطه گفتید و آن‌ها در مورد آنچه لازم است بدانند، می‌­دانند.

10- با تیم خود بررسی کنید که “چقدر خوب” بر پیشرفت وظایف مختلف و کیفیت کارها نظارت می‌شود. شما باید در مورد زمینه‌های ممکن برای بهبود بحث کنید و به راه‌هایی فکر کنید که افراد دیگر را در نظارت بر کیفیت مشارکت دهید.

11- نتایج آخرین دیدارهای تیمی خود را مرور کنید. (3 دیدار آخر) آیا در پایان این دیدارها برنامه‌های عملیاتی تدوین شد؟ آیا همه اعضای تیم در مورد اهداف فردی و کلی خود توجیه کامل شدند؟

12- قبل از شروع یک پروژه پیچیده، در نظر بگیرید که چه عناصری از آن پروژه ممکن است به خطا برود یا انجام نشود. برای غلبه بر این مشکلات احتمالی، با کمک همکاران خود برنامه‌های اضطراری تهیه کنید.

جمع‌بندی:

در این مقاله شما با شایستگی برنامه‌ریزی و سازماندهی آشنا شدید. همچنین متوجه شدید فردی که سطح خوبی در این شایستگی دارد و برعکس، چه ویژگی‌هایی دارند. حال با 12 توصیه‌ی کاربردی که برایتان ذکر کردم می‌توانید سطح خود را در این شایستگی توسعه دهید. پس از همین امروز شروع کنید.

مجتبی رفیعی سیاوشکلائی