مقدمه:

کسب‌وکارها دائماً به دنبال راه‌های نوآورانه برای افزایش رفاه کارکنان و تعادل بین کار و زندگی هستند. در ماه‌های اخیر در کشور ما هم بحث کاهش ساعت کاری کارکنان و تبدیل شدن آن به 5 روز کاری، بسیار داغ است. موضوعی که نویدبخش بهبود رضایت و حفظ کارکنان است.

 اما بسیاری از کسب و کارها و مدیران از کاهش بهره‌وری و عدم مدیریت مناسب وظایف و کارها، در صورت کاهش ساعات کاری هراس دارند. ممکن است شما هم جزء این گروه از مدیران باشید.

18 استراتژی افزایش بهره‌وری کارکنان در صورت کاهش ساعت کاری

در ادامه به 18 استراتژی که از مصاحبه با 18 مدیر شورای تجارت مجله معتبر فوربز (Forbes) در رابطه با افزایش بهره‌وری همزمان با کاهش ساعت کاری جمع‌آوری شده، اشاره کردم، تا به شما کمک کند بدون نگرانی از کاهش بهره‌وری کارکنان، زیرساختی محکم برای کاهش ساعت کاری ایجاد نمایید.

ضمناً با توجه به اینکه هر کدام از این استراتژی‌ها توسط یک مدیر ارائه شده، برخی موضوعات به صورت تکراری در این 18 راهکار ذکر شدند، اما برای حفظ ساختار و اصالت مقاله انگلیسی (مقاله­‌ی منبع) و تأکید بر اهمیت موضوعاتی که از طرف چند مدیر مطرح شدند، آن‌ها را حذف یا ترکیب نکردم.

1- دریافت بازخورد از کارکنان را در اولویت قرار دهید.

جلب اعتماد کارکنان از طریق دریافت بازخورد از آن‌ها، یکی از راهکارهای موثر برای موفقیت در ساعات کاری کمتر است. اگر بتوانید شرایط را مطابق با نیازهای در حال تغییر کارکنان بهبود دهید، محیطی را فراهم می‌کنید که در آن کارکنان احساس می‌کنند شنیده می‌شوند و اعتماد نسبت به سازمان در آن‌ها ایجاد می‌شود.

اعتماد کارکنان به سازمان منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود. یادتان باشد اعتماد یک شبه ساخته نمی‌شود، این کار نیاز به تلاش مداوم دارد.

(Ross Wainwright, Alida)

2- کارکنان را به هدفگذاری و مدیریت موثر زمان تشویق کنید.

برای حفظ بهره‌وری همزمان با کاهش ساعت کاری، می‌توانید تکنیک‌های هدف‌گذاری و استراتژی‌های مدیریت زمان را اجرا کنید. تشویق ارتباطات باز، تعیین ضرب‌الاجل‌های واقعی و استفاده از فناوری برای مدیریت پروژه می‌تواند به ساده‌سازی جریان‌های کاری کمک کند، تا اطمینان حاصل کنید که کارکنان در ساعات کاری کمتر همچنان بهره‌ور خواهند ماند.

(Emily Reynolds Bergh, R Public Relations Firm)

3- از کاهش حقوق خودداری کنید.

کاهش حقوق می‌تواند انگیزه کارکنان را کاهش دهد و بر بهره‌وری تأثیر بگذارد. پس، از استراتژی‌های جایگزین مانند بهینه کردن فرآیندهای کاری، تعیین اولویت‌های کاری و ایجاد یک محیط کاری مثبت برای حفظ سطح مشارکت و بهره‌وری کارکنان استفاده کنید.

(Mark Snell, Polestar Plumbing, Heating & Air Conditioning)

4- به جای زمان گرا بودن، وظیفه گرا باشید.

یک استراتژی این است که بر وظیفه محور بودن به جای زمان محور بودن تأکید کنیم.  

به جای تمرکز بر ساعت‌هایی که در محل کار سپری می‌شود، روی موارد قابل تحویل توسط هر فرد، تمرکز کنید. این کار ذهنیت را به سمت بهره‌وری و کارایی تغییر می‌دهد و صرفاً از “گذراندن وقت” در محیط کار اجتناب می‌شود.

برای این کار می‌توانید از آموزش‌ها و ابزارهای مدیریت موثر زمان استفاده کنید.

(Vikrant Shaurya, Authors On Mission)

5- اهداف روشن و قابل اندازه گیری تعیین کنید.

با تمرکز بر تعیین اهداف روشن و قابل اندازه‌گیری برای هر یک از اعضای تیم، یک رویکرد نتیجه گرا را اجرا کنید. با تغییر تمرکز از میزان ساعات کار به نتایج به دست آمده، کارکنان می‌توانند به طور موثر کارهای خود را اولویت‌بندی، بهره وری را حفظ، و از رضایت مشتری اطمینان حاصل کنند و در عین حال از مزایای کاهش ساعت کاری در هفته بهره‌مند شوند.

(Elizabeth A. Douglas, Esq., Douglas Family Law Group)

6- بهره وری کارکنان را از طریق ارتقاء مهارت آن‌ها افزایش دهید.

تیم خود را در زمینه‌های مدیریت زمان، ارتباطات موثر و به حداکثر رساندن اثربخشی جلسات (نحوه مدیریت موثر جلسات) آموزش دهید. این مهارت‌ها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، به کارکنان در اولویت‌بندی وظایف کمک، و کار گروهی مؤثر را تقویت می‌کند همچنین آن‌ها را قادر می‌سازد با وجود کاهش ساعات کاری به اهداف خود برسند.

(René Janssen, Lepaya)

7- استانداردها و انتظارت عملکردی را مشخص کنید.

با ایجاد انتظارات و استاندارهای عملکردی برای کارکنان اطمینان حاصل کنید که کاهش ساعت کاری بر بهره‌وری تأثیر نمی‌گذارد. به طور منظم با کارکنان در ارتباط باشید تا مطمئن شوید که اهدافی که برایشان تعیین شده را درک می‌کنند. استانداردهای عملکردی را مشخص کنید که باید روزانه، هفتگی، ماهیانه یا در بازه‌های سه ماهه رعایت شوند.

با ایجاد انتظارات روشن و نظارت بر پیشرفت آن‌ها، می‌توانید مطمئن باشید که عملکرد کارکنان در حین کاهش ساعات کاری کارآمد باقی می‌ماند.

(Neha Naik, RecruitGyan)

8- اثرات کاهش ساعت کاری بر بهره وری را اندازه‌گیری کنید.

تأثیر تغییرات ساختاری (مانند کاهش ساعت و یا روز کاری، استفاده از دور کاری و…) بر بهره‌وری کارکنان باید چندین بار از زوایای متعدد اندازه‌گیری شود. مثلاً این تغییرات چگونه بر فرهنگ سازمان تاثیر می‌گذاد؟ احساس کارکنان در مورد صرف زمان کمتر برای کار کردن چیست؟ این تغییر چگونه بر تعاملات تیمی تأثیر می گذارد؟ یادتان باشد هدف دستیابی به منافع بلند مدت است!

(Jerry Cahn, Age Brilliantly)

9- برنامه تغییر را به صورت آزمایشی اجرا کنید.

قبل از اجرای کامل طرح کاهش ساعات کاری، ابتدا یک برنامه آزمایشی را در نظر بگیرید. با انجام آزمایشی برنامه می‌توانید چالش‌های بالقوه‌ای که ممکن است بر عملکرد سازمان شما تأثیر بگذارد را شناسایی و راه‌حل‌هایی برای کاهش این چالش‌ها به کار گیرید. این رویکرد پیشگیرانه اختلالات را به حداقل می‌رساند و حفظ بهره‌وری سازمان شما را تضمین می‌کند.

(Pavel Stepanov, Virtudesk)

10- کارها (فرآیندهای) تکراری را مکانیزه کنید.

استفاده از فناوری و مکانیزاسیون کارهای تکراری، می‌تواند به میزان قابل توجهی بهره‌وری را افزایش دهد. این کار به کارکنان اجازه می‌دهد تا در طول ساعات کاری خود بر روی وظایف پیچیده‌تری تمرکز کنند و با کاهش ساعات کاری به همان خروجی برسند. ارائه آموزش برای کمک به کارکنان برای سازگاری با ابزارها و فرآیندهای جدید بسیار مهم است.

(Dustin Lemick, BriteCo)